ความสำคัญใน Job Description ที่พนักงานทุกคนต้องปฏิบัติ

Job Description

Job Description คำบรรยายลักษณะงานเป็นข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่นั้น ๆ ว่าจะต้องทำงานอะไรบ้าง มีขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างไร คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) เปรียบเสมือนหางเสือเรือที่จะนำพาเรือไปถึงเป้าหมายถูกทิศทาง หากองค์กรใดใส่ใจใน Job Description เป็นอย่างดี ปัญหาต่าง ๆ ในระบบการทำงานก็มักจะไม่เกิดขึ้นเพราะจะสามารถบ่งบอกบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนในองค์กรได้อย่างชัดเจนไม่ทำงานทับซ้อนกัน แสดงโครงสร้างการทำงานทั้งบริษัทได้อย่างชัดเจน ที่สำคัญทุกส่วนสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

ความหมาย JD (Job Description)

Job Description หรือเรียกกันสั้น ๆ ว่า JD ซึ่งความหมายคือคำบรรยายลักษณะงานเป็นข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่นั้น ๆ ว่าจะต้องทำงานอะไรบ้าง มีขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างไร เป็นข้อความที่สื่อให้เห็นภาพว่าเมื่อคุณสมัครงานในตำแหน่งนี้แล้วจะต้องทำหน้าที่อะไรบ้าง

ส่วนประกอบใน JD (Job Description)

  • ข้อมูลทั่วไป (Job Title) อาจประกอบด้วยชื่อตำแหน่งงาน แผนก ฝ่าย ผู้บังคับบัญชา ระดับตำแหน่ง
  • วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job Purpose)
  • ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities) เป็นส่วนที่สำคัญเพราะเป็นส่วนที่บรรยายลักษณะงานหลักที่จะต้องทำหรือหน้าที่ความรับผิดชอบที่ดำเนินงาน บางกรณีอาจจะแบ่งส่วนงานออกเป็น 3 ส่วนได้แก่
    • ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)
    • กิจกรรมหลักที่ต้องทำ (Key Activities) หรือเรียกว่าการทำ Competency จะต้องมีการกำหนด KA ให้ชัดเจนเพื่อจะนำมาใช้ในการประเมิน Competency
    • ผลที่บริษัทคาดหวัง (Key Expect Results) ผลลัพธ์ที่คาดหวังที่จะได้รับออกมาจากในแต่ละกิจกรรมหลัก
      • ความยากของงาน (Major Challenge) เป็นงานที่จะต้องทำที่ต้องใช้ความรู้ทักษะในการดำเนินงาน
      • ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate’s Responsibilities) ส่วนนี้จะทำให้ทราบว่าจะมีลูกน้องใต้บังคับบัญชากี่คน
      • การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship) การกำหนดหน่วยงานที่จะต้องทำงานร่วมด้วยและงานที่ต้องติดต่อหรือความถี่ต้องติดต่อหรือทำงานด้วย
      • คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specification) เป็นรายละเอียดของคุณสมบัติที่จะต้องมีสำหรับผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งเพื่อเป็นการกำหนดคุณสมบัติของผู้ที่จะมารับผิดชอบให้สอดคล้องกับหน้าที่ความรับผิดชอบที่ต้องดูแลหรือแก้ไขปัญหา

วัตถุประสงค์ของการทำแบบบรรยายลักษณะงาน

เพื่อการสร้างข้อตกลงกันอย่างเป็นทางการระหว่าง ผู้บริหารองค์กร และ ผู้ใต้บังคับบัญชาที่จะกำหนดขอบเขตเนื้อหาลักษณะงาน รายละเอียดในการปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นที่จะต้องรับผิดชอบ รวมถึงการกำหนดคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน (Job Specification) หมายถึง ข้อความที่อธิบายคุณสมบัติบางประการของผู้ปฏิบัติงานจะต้องมีอยู่และพอเพียงสำหรับงานดังกล่าว โดยบรรยายเรื่องของความรู้ ความสามารถ ประสบการณ์ ทักษะและคุณลักษณะพฤติกรรมที่ต้องมีเพื่อใช้ทำงานให้ประสบผลสำเร็จ

ใครมีหน้าที่ต้องเขียน JD (Job Description)

การเขียนในบางองค์กรจะให้ทาง HR ทำหน้าที่เขียน JD แต่คนที่รู้ลักษณะงานที่สุดในตำแหน่งนั้น ๆ คงจะไม่ใช่ HR ดังนั้น HR อาจเป็นคนเตรียมการและติดตามคือการเตรียมเอกสาร ทำตัวอย่างอธิบายรายละเอียดที่ควรจะกรอกข้อมูลในแต่ละช่อง จากนั้นให้ผู้รับผิดชอบในแต่ละแผนกดำเนินการในแต่ละหน่วยงานเป็นคนเขียน โดยส่วนใหญ่จะเป็นหัวหน้างานเขียนรายละเอียดให้กับตำแหน่งของลูกน้องหรือบางองค์กรอาจจะให้ทางตำแหน่งงานนั้น ๆ เขียนหน้าที่ที่รับผิดชอบอยู่ จากนั้นให้หัวหน้างานเป็นผู้ทบทวนอีกครั้ง

ประโยชน์ของ JD (Job Description)

  • ใช้สร้างมาตรฐานในการสรรหา คัดสรร จ้างคนที่มีคุณสมบัติตรงกับความต้องการเข้าทำงานในตำแหน่งที่เหมาะสม
  • ใช้เป็นเอกสารยืนยันถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่ง
  • ใช้เป็นเกณฑ์ประเมินศักยภาพการทำงานของพนักงาน
  • ใช้เพื่อให้เกิดความสะดวกในการศึกษางานในตำแหน่งต่าง ๆ
  • ช่วยให้บริษัทอุดรูรั่วทักษะที่ขาดได้ ทั้งยังช่วยให้ฝ่ายบุคคลวางแผนพัฒนาทักษะที่จำเป็นให้ดียิ่งขึ้นสำหรับแต่ละตำแหน่งด้วยเช่นกัน
  • ใช้ประกอบการวิเคราะห์งานเพื่อการปรับปรุงวิธีการทำงาน
  • ใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในการทบทวนการกำหนดตำแหน่งงาน

Job Description ที่ดีควรมีลักษณะดังนี้

1. เขียนจากผู้รู้ / ผู้ทำงานจริง

Job Description ที่ดีไม่ใช่เอกสารที่ทำขึ้นเพื่อให้เป็นมาตรฐานบริษัทแต่ใช้งานจริงไม่ได้ ไม่ต้องการคำสวยหรูที่อ่านแล้วไม่เข้าใจ ซึ่ง JD ที่ดีควรเขียนขึ้นจากผู้รู้หรือผู้ปฏิบัติงานจริง เพื่อให้คำบรรยายลักษณะงานชัดเจนและครบถ้วนที่สุด สามารถนำไปใช้งานได้จริงและเกิดประโยชน์ต่อบริษัท

2. กระชับได้ใจความ

การเขียน JD ที่ดีควรเขียนบรรยายให้กระชับได้ใจความ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย เพื่อไม่ให้คนที่เข้ามาทำงานในตำแหน่งนี้เกิดความสับสนในการทำงาน รวมถึงไม่ทับซ้อน หรือขัดแย้งกับผู้ร่วมงานคนอื่นด้วย

3. เข้าใจง่าย

JD ที่ดีไม่ควรสื่อสารด้วยคำยาก กำกวม ซับซ้อน ไม่ชัดเจน หมายถึงคำที่ว่าน่าจะ อาจจะ จะแจ้งให้ทราบหรือหากมีการใช้ศัพท์เทคนิค อักษรย่อหรือภาษาต่างประเทศก็ควรมีการอธิบายเพิ่มเติมหรือขยายความที่ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

4. ครบถ้วน

เนื่องด้วยความซื่อสัตย์เป็นสิ่งที่ควรปฏิบัติ องค์กรเองก็ควรจะสื่อสารตรงไปตรงมากับพนักงานทุกคน ดังนั้นการเขียน JD ในแต่ละตำแหน่งไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ตกหล่นอาจสร้างความเสียหายต่องานนั้นได้ ทางที่ดีควรเขียน JD ให้ครบตั้งแต่แรกเพื่อความซื่อตรงและความยุติธรรมทั้งสองฝ่าย

โครงสร้างของ Job Description ควรประกอบด้วย

  • ตำแหน่ง / สังกัด (ฝ่ายหรือแผนก)
  • คุณสมบัติ / ทักษะที่จำเป็นต่อการทำงาน
  • หน้าที่และความรับผิดชอบในการทำงาน
  • โครงสร้างตำแหน่ง / สายงานบริหาร / สายงานบังคับบัญชา
  • อัตราค่าจ้าง / เงินเดือน