5ส คือะไร ? เพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กร ได้อย่างไร

5ส คือ

การบริหารงานภายในองค์กรต่าง ๆ คุณภาพและประสิทธิภาพในการดำเนินงานนอกจากขึ้นอยู่กับทักษะ ความรู้ ความสามารถ ของฝ่ายบริหารแล้ว การกำหนดกลยุทธ์รวมทั้งขั้นตอนนำนโยบายไปสู่การปฏิบัติก็มีความสำคัญ 5 ส คือหนึ่งในแนวทางปฏิบัติที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กรได้ แต่จะเพิ่มได้อย่างไร และ 5 ส คืออะไร บทความนี้มีคำตอบ

5ส คืออะไร

5ส คือ เทคนิคหรือวิธีการจัดหรือปรับปรุงสถานที่ทำงาน องค์กร รวมถึงสภาพแวดล้อมในการทำงานให้เกิดความสะดวก ความเป็นระเบียบเรียบร้อย สะอาด หรือเอื้ออำนวยให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน ความปลอดภัยและคุณภาพของงาน อันเป็นพื้นฐานในการเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพในการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

5ส เพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กร ได้อย่างไร

จากความหมายจะเห็นว่า 5ส เป็นกิจกรรมหรือเป็นกระบวนการที่มีระบบ มีแนวปฏิบัติที่เหมาะสมเจนชัด และสิ่งสำคัญยังเป็นกิจกรรมพื้นฐานที่เป็นการปลูกจิตสำนึกในการมีส่วนร่วมของพนักงานให้เป็นเสมือนวัฒนธรรมองค์กรในการจัดการเรื่องความเป็นระเบียบเรียบร้อย การดูแลสถานที่ทำงานโดยกระทำอย่างต่อเนื่องจนเป็นนิสัย เมื่อปฏิบัติจนกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กร ก็สามารถนำมาใช้เพื่อปรับปรุงแก้ไขการทำงานและรักษาสิ่งแวดล้อมในสถานที่ทำงานให้ดีขึ้นในหลาย ๆ ด้าน ทั้งในส่วนงานด้านการผลิต และด้านการบริการ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรได้อย่างเห็นผลสัมฤทธิ์

5ส มีอะไรบ้าง

การปฏิบัติกิจกรรม 5ส อย่างสม่ำเสมอจนกลายเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวันจะเสริมสร้างลักษณะนิสัยและความมีระเบียบ วินัย ให้แก่ผู้ปฏิบัติกิจกรรม แต่สิ่งสำคัญผู้นำหรือผู้บริหารที่นำแนวทางไปใช้ในองค์กร จะต้องมีความรู้ความเข้าใจรวมทั้งปลูกฝังให้พนักงานในองค์กรเข้าใจและรู้ว่ากระบวนการ 5 ส มีอะไรบ้าง และ ส แต่ละตัวมีแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมอย่างไร โดย 5 ส ประกอบด้วยกิจกรรมต่อไปนี้

  1. สะสาง (SERI) คือ การทำให้เป็นระเบียบ โดยการแยกของที่ต้องการออกจากของที่ไม่ต้องการและขจัดของที่ไม่ต้องการทิ้งไป
  1. สะดวก (SEITON) คือ การจัดวางสิ่งขอต่าง ๆ ในที่ทำงานให้เป็นระเบียบเพื่อความสะดวก และปลอดภัย หรือการวางของในที่ที่ควรอยู่
  1. สะอาด (SEISO) ได้แก่การทำความสะอาดเครื่องมือ อุปกรณ์ และสถานที่ทำงาน ด้วยการปัดกวาดเช็ดถูสถานที่ สิ่งของ อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องจักร ให้สะอาดอยู่เสมอ
  1. สุขลักษณะ (SEIKETSU) คือ การรักษาความสะอาด ให้อยู่ในสภาพหมดจด สะอาดตา ถูกสุขลักษณะ และรักษาให้ดีตลอดไป
  1. สร้างนิสัย (SHITSUKE) เป็นการฝึกให้เป็นนิสัย โดยการอบรม สร้างนิสัยในการปฏิบัติงานตามระเบียบวินัยข้อบังคับอย่างเคร่งครัด

องค์ประกอบของกิจกรรม 5ส และแนวทางปฏิบัติ

กิจกรรม 5ส ซึ่งประกอบด้วย ส 5 ตัว โดย ส.ทุกตัวจะถูกกำหนดคำนิยามไว้เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจที่ตรงกัน และสามารถนำไปปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง ดังนี้

สะสาง คือ การทำให้เป็นระเบียบ โดยการแยกของที่จำเป็นออกจากของที่ไม่จำเป็นและขจัดของที่ไม่จำเป็นออกไปโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 3 ขั้นตอนประกอบด้วย

  1. ขั้นตอนการสำรวจ
  2. ขั้นตอนการแยก
  3. ขั้นตอนการขจัดหรือทำลาย

สะดวก คือ การจัดวางสิ่งขอต่าง ๆ ในที่ทำงานให้เป็นระเบียบเพื่อความสะดวกและปลอดภัย โดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอน ประกอบด้วย

  1. ขั้นตอนการกำหนดสิ่งของหรือของใช้ที่จำเป็น
  2. การแบ่งหมวดหมู่เพื่อจัดวางให้เป็นระเบียบ สามารถค้นหาหรือหยิบจับได้ง่าย
  3. ขั้นตอนการจัดเก็บให้เป็นระบบมีระเบียบ
  4. ยึดหลักการจัดเก็บโดยสิ่งของที่ใช้บ่อยหรือใช้ประจำ จัดวางไว้ใกล้ ส่วนสิ่งของที่นาน ๆ หยิบใช้จัดเก็บไว้ไกล

สะอาด คือ การทำความสะอาดเครื่องมือ อุปกรณ์ และสถานที่ทำงาน โดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอน ประกอบด้วย

  1. ขั้นตอน การกำหนดพื้นที่รับผิดชอบ
  2. ขั้นตอนการค้นหาหรือขจัดต้นเหตุของความสกปรก
  3. ขั้นตอนการทำความสะอาด ให้ความสำคัญกับทุกพื้นที่แม้แต่จุดเล็ก ๆ
  4. ขั้นตอนการปฏิบัติ โดย ปัด กวาด เช็ด ถู พื้นให้สะอาด

สุขลักษณะ คือ การรักษาความสะอาด โดยการรักษามาตรฐานของความเป็นระเบียบเรียบร้อยให้คงอยู่ตลอดไป โดยมีแนวทางในการปฏิบัติ ดังนี้

  1. ต้องไม่มีสิ่งของไม่จำเป็นอยู่ในพื้นที่
  2. สภาพพื้นที่ต้องไม่มีสภาพรกรุงรัง
  3. สภาพพื้นที่ต้องไม่มีสิ่งสกปรกตกค้าง

สร้างนิสัย เป็นการฝึกให้เป็นนิสัย ปลูกจิตสำนึก และทัศนคติที่ดีในการปฏิบัติงาน ให้พนักงานทำตามระเบียบและข้อบังคับอย่างเคร่งครัด โดยไม่แนวทาง ดังนี้

  1. Visual Control
  2. วัดประสิทธิผลการทำ 5ส
  3. ประกวดคำขวัญ 5ส
  4. เปรียบเทียบภาพก่อนทำ-หลังทำ 5ส

ประโยชน์ของกิจกรรม 5

  1. ภายในองค์กร มีความเป็นระเบียบเรียบร้อย สวยงาม
  2. มีพื้นที่การทำงานเพิ่มขึ้นจากการขจัดวัสดุที่เกินความจำเป็นออกไป
  3. เกิดความสะดวกในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพ และลดอุบัติเหตุในการทำงาน
  4. สร้างกิจนิสัยให้ทุกคนในองค์กรรักษาความสะอาด และความเป็นระเบียบสวยงาม
  5. สร้างภาพลักษณ์และความประทับใจต่อลูกค้าและองค์กร
  6. พนักงานมีการทำงานร่วมกันเป็นทีมมากขึ้น
  7. ลดความสิ้นเปลืองในการจัดซื้อวัสดุเกินความจำเป็น
  8. ลดการสูญหายของวัสดุ เครื่องมือ และอุปกรณ์ต่าง ๆ
  9. สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของต่อองค์การของพนักงาน

สรุป 5ส เป็นกิจกรรมที่มีคุณค่าในการพัฒนาคนให้ปฏิบัติกิจกรรมจนเกิดเป็นนิสัยที่ดีมีวินัย อันเป็น

รากฐานของระบบคุณภาพ เนื่องจากเป็นกระบวนการที่ฝึกให้ทุกคนร่วมกันคิด ร่วมกันทำเป็นทีม ค่อยเป็นค่อยไปไม่ยุ่งยาก ทำให้พนักงานรู้สึกว่าการปฏิบัติงานอย่างมีระเบียบวินัยไม่ได้เป็นเป็นภาระเพิ่มขึ้น และกลายเป็นความเคยชินและเกิดเป็นวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งผลต่อการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กรในทุก ๆ ด้าน

ขอขอบคุณรูปหน้าปกจาก : https://art-culture.cmu.ac.th/