การลงทุนในธุรกิจทุกประเภท ระบบบัญชีถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ แม้จะมีการจัดวางระบบบัญชีเบื้องต้นไว้แล้วก็ตาม เพื่อเป็นการรองรับการเติบโตของธุรกิจ ผู้บริหารหรือผู้ประกอบการที่ดี ควรมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการวางระบบบัญชีอยู่บ้าง ในบทความนี้ thechetter.com มี 9 ข้อคิด การวางระบบบัญชี มาแนะนำ ค่ะ
- ระบบบัญชี (Accounting System) คืออะไร
ระบบบัญชี (Accounting System) ตามความหมายทางวิชาการ หมายถึง การจัดเก็บรวบรวมข้อมูลทางการเงินที่เป็นเอกสารต่าง ๆทางด้านบัญชี หรือรายงานทางการเงินที่เป็นหลักฐานด้านบัญชี วิธีการตลอดจนเครื่องเครื่องมือต่าง ๆ ที่ใช้สำหรับบันทึกรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงาน เพื่อช่วยให้กิจการสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งใช้เป็นเครื่องมือของผู้บริหารหรือผู้ประกอบการ ในการเสนอข้อมูลและผลการดำเนินงานต่อหุ้นส่วนผู้ถือหุ้น เจ้าหนี้ ส่วนราชการหรือหน่วยงานอื่น ๆ
- ระบบบัญชี สำคัญกับองค์กรธุรกิจอย่างไร
จากความหมาย จะเห็นว่าระบบบัญชีมีความสำคัญกับองค์กรธุรกิจทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจ
ส่วนตัว องค์กรธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ที่จะต้องมีการจัดทำบัญชีเบื้องต้นซึ่งได้แก่ บัญชีรายรับรายจ่าย ทะเบียนสินค้า บัญชีเงินสด หรืออื่น ๆ เพื่อให้มีระบบควบคุมภายในที่ดี เช่น ช่วยในการวางแผนสร้างผลกำไร และควบคุมค่าใช้จ่ายของกิจการ
ความสำคัญของระบบบัญชี จึงไม่ใช่เป็นเพียงเครื่องมือของผู้บริหารหรือผู้ประกอบการเท่านั่น แต่ยังสามารถชี้ชะตากำหนดอนาคตของธุรกิจว่าจะร่วงหรือรุ่งได้เช่นเดียวกัน และยิ่งเป็นองค์กรธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีผู้ถือหุ้นหรือเป็นบริษัทจำกัด การจัดวางระบบบัญชีก็จะยิ่งซับซ้อนและมีรายละเอียดเพิ่มมากขึ้น อาทิ จะต้องมีการจัดทำบัญชีสินทรัพย์ ซึ่งมีทั้งสินทรัพย์หมุนเวียน สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน ส่วนของเจ้าของหรือเงินทุน เชื่อมโยงไปถึงการวางแผนการเงินที่มีเรื่องภาษีและการจ่ายเงินค่าตอบแทนหรือเงินเดือนมาเกี่ยวข้อง
- ระบบบัญชี เป็นเครื่องมือควบคุมหรือกำหนดขอบเขตการทำงาน
การวางระบบบัญชีมีส่วนคล้ายกับการวางแผนการทำงาน เพราะเป็นการกำหนดขอบเขตหรือ
ควบคุมการทำงาน เพื่อผลประกอบการหรือผลกำไร ส่วนการวางแผนงานคือการกำหนดทิศทางการทำงานให้รู้ว่าควรทำอะไรและทำอย่างไร
- ระบบบัญชีเป็นตัวช่วยในการประเมินผลธุรกิจ
การวางระบบบัญชีทำให้ทราบตัวเลขและข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดจากผลการดำเนินงานทั้งในระยะสั้น
และระยะยาว ถือเป็นตัวช่วยสำคัญ ทำให้ผู้ประกอบการสามารถประเมินผลธุรกิจได้ภายในช่วงระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง หรือทำให้วิเคราะห์ผลประกอบการได้อย่างรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ ป้องกันปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจได้อย่างทันเวลา
- การวางระบบบัญชี ช่วยลดต้นทุนและประหยัดค่าใช้จ่าย
การวางระบบบัญชี และการจัดทำบัญชี ทำให้รู้ผลประกอบการ รู้รายละเอียดเกี่ยวกับรายรับรายจ่ายเพราะทุกครั้งที่มีการใช้จ่ายเงิน ตัวเลขและรายละเอียดค่าใช้จ่ายก็จะเคลื่อนไหวในระบบ หากไม่มีการจัดวางระบบบัญชีที่ดีก็จะไม่สามารถควบคุมค่าใช้จ่าย ไม่สามารถกำหนดราคาสินค้าที่ถูกต้องเหมาะสมได้ ซึ่งข้อนี้สำคัญอย่างมาก เนื่องจากราคาสินค้าเป็นปัจจัยสำคัญที่สามารถทำให้ส่วนแบ่งทางการตลาดด เพิ่มขึ้นหรือลดน้อยลงได้
- ระบบบัญชี คือสัญญาณเตือนที่ดีกรณีธุรกิจเกิดปัญหา
เมื่อมีการวางระบบบัญชี ผลการดำเนินธุรกิจไม่ว่าจะเป็นบวกหรือลบ ตัวเลขจะเคลื่อนไหวเสมอ หากระบบบัญชีไม่มีความเคลื่อนไหว นั้นคือสัญญาณเตือนว่าธุรกิจกำลังมีปัญหา ปัญหาในที่นี้อาจเกิดขึ้นจากหลายกรณี เช่น สินค้าและบริการไม่มีการเคลื่อนไหวขายไม่ได้หรือขายไม่ออก หรือเกิดปัญหาทุจริตจากการทำงานที่ไม่มีการบันทึกข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน
- การนำข้อมูลที่ได้จากระบบบัญชี ไปใช้ประโยชน์
ข้อมูลที่ได้จากระบบบัญชี นอกจากเป็นเครื่องของผู้บริหารหรือผู้ประกอบการ ในการควบคุมการ
ดำเนินงานให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กดรแล้ว ข้อมูลที่ได้จากระบบบัญชี ยังช่วยให้ผู้บริหารหรือผู้ประกอบการตัดสินใจทางการเงินได้ เช่น เพิ่มการผลิต เพิ่มลดพนักงานให้เหมาะสมกับขนาดของธุรกิจหรือองค์กร จัดกิจกรรมส่งเสริมการตลาด หรือพัฒนาขยายธุรกิจ
- การวางระบบบัญชีทำให้รู้สถานะขององค์กร
การวางระบบบัญชีไม่เพียงทำให้รู้ข้อมูลผลการดำเนินธุรกิจว่ามีผลกำไรหรือขาดทุนมากน้อยเพียงใด แต่ระบบบัญชีที่ดียังทำให้รู้สถานะที่แท้จริงขององค์กรธุรกิจจากระบบบัญชีสินทรัพย์ โดยเฉพาะสินทรัพย์ถาวรที่กิจการไม่ได้มีไว้ขายหรือเปลี่ยนเป็นสินค้าที่ขายได้ แต่มีไว้เพื่อใช้งาน เช่น อาคารสำนักงาน ที่ดิน เครื่องจักร เครื่องมือ เครื่องตกแต่งสำนักงาน เฟอร์นิเจอร์ และอุปกรณ์สำนักงาน ซึ่งเป็นสินทรัพย์ที่มีมูลค่า หากผลประกอบการขาดทุน มูลค่าของสินทรัพย์เหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยให้ผู้ประกอบการนำมาประกอบการตัดสินใจปรับเปลี่ยนรูปแบบการบริหารธุรกิจได้
- ระบบบัญชีที่ดี คือการควบคุมและตรวจสอบอย่างเป็นระบบ
การวางระบบบัญชี ช่วยให้การจัดทำบัญชีเป็นไปตามหลักการที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น หน้าที่การเก็บ
รักษาสินทรัพย์ เช่น ตัวสินค้า เงินสด บิลเงินสดหรือใบเสร็จรับเงิน ควรแยกต่างห่างจากเจ้าหน้าที่ผู้จัดทำบัญชีเงินสดหรือจัดทำทะเบียนคุมสินค้า ทะเบียนคุมใบเสร็จหรือบิลเงินสด เพื่อเป็นการป้องกันไม่ให้นำสินทรัพย์เหล่านั้นไปใช้ในทางที่ไม่เป็นประโยชน์ หรือเกิดการทุจริตในหน้าที่ได้ง่าย โดยหาผู้รับผิดชอบหรือหาหลักฐานไม่ได้
บทสรุป
ระบบบัญชี (Accounting System) คือปัจจัยสู่ความสำเร็จที่ผู้ประกอบการหรือนักธุรกิจสามารถใช้เป็นเครื่องมือควบคุมกิจการให้มีผลกำไรหรือได้รับผลตอบแทนตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ได้ ระบบบัญชีที่ดียังสะท้อนภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือขององค์กรต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหรือต่อลูกค้า ในส่วนของข้อมูลที่ได้จากการจัดทำบัญชี ผู้ประกอบการยังใช้เป็นแนวทางปรับปรุงพัฒนาหรือแก้ไขผลการกำเนินงาน ให้มีความเหมาะสม เพื่อรองรับการขยายตัวของธุรกิจในอนาคตได้อีกทางหนึ่ง